湖北大学知行学院合同谈判管理规定

湖北大学知行学院合同谈判管理规定

为进一步加强合同谈判管理，规范合同谈判流程，提高合同谈判效率，维护学院利益，依据《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国招投标法》等法律法规及《湖北大学知行学院固定资产管理办法》《湖北大学知行学院采购与招投标管理办法（试行）》等规章制度，结合学院工作实际，特制定《湖北大学知行学院合同谈判管理规定》（以下简称规定）。

一、适用范围及原则

本《规定》中的合同谈判只针对采购预算金额达到学院招标数额标准，并经学院公开采购与招标的项目。未达到学院招标限额标准项目的合同谈判原则上由立项部门参照本规定自行组织开展。

合同谈判应坚持平等互利、友好协商原则，就合同双方权利、义务、违约责任等进行谈判，但不得改变招标文件和中标人投标文件（响应文件）的实质性内容，如标的、价格、规格、数量等。

二、谈判前期准备

1.谈判前期沟通。中标（成交）结果公示及质疑期结束后，由资产处负责与中标人就谈判前期准备工作进行沟通，确定谈判时间、地点及其他注意事项。

   2.谈判小组组成。根据采购项目实际情况及学院有关规定，谈判小组一般由资产处、财务处、审计监察处、立项部门、使用部门及其他相关职能部门组成，特殊情况应邀请院领导和法律顾问参加。

3.拟定谈判方案。正式谈判前，资产处可根据项目实际，组织谈判小组成员就谈判内容进行讨论和沟通，拟定初步谈判方案作为正式谈判依据。

4.谈判会议安排。在合同谈判前1-2天，资产处负责通知全部参会人员，准备谈判所需资料，包括招标文件、中标人投标文件及其他有关资料，并做好会务服务工作。

三、谈判职责分工

1.资产处职责：负责但不限于主持合同谈判；核验对方谈判代表授权委托书和中标（成交）通知书原件；要求对方按规定和标准缴纳履约保证金；记录谈判内容；处理谈判其他事宜。

2.财务处职责：负责但不限于审核合同中涉及付款方式、开票形式、质保金退还以及履约保证金的缴纳等与财务有关事宜。

3. 立项部门和使用部门职责：负责采购标的的技术参数、性能指标、交付时间等技术需求是否符合自身要求。

4. 其他参加谈判代表职责：结合项目自身特点和需求，从专业角度提出意见。

5.审计监察处职责：负责但不限于监督整个谈判过程、环节控制是否符合上级和学院有关文件、法规及制度的相关规定。

四、谈判后续工作及要求

1.合同谈判纪要。资产处负责就谈判双方达成一致意见的内容进行梳理并形成会议纪要，其主要内容应以合同或补充协议形式予以确认，对谈判双方具有约束力。

2.合同拟定及审批。立项部门或使用部门应首先在合同谈判的基础上，就具体技术和商务条款进行审核把关后，再由资产处负责办理合同审批及签定程序。

3.档案资料汇编。合同签订后，资产处负责将合同原件或复印件给立项部门或使用部门作为合同执行和验收依据，并按要求将与该项目有关的全部资料进行整理归档。

本规定由资产处负责解释，自下发之日起执行，此前与本规定不一致的，以本规定为准。

                                                           湖北大学知行学院资产管理处

                                        2018年9月30日